檢查可用性

在排定與其他人的會議和事件之前，按一下 [檢查可用性] 以檢視其行事曆並檢查其可用性。您也可以使用此選項，在邀請您的通訊錄中連絡人參與事件之前，比較他們的可用性。依預設，可用性網格中將顯示在 [選項 - 行事曆] 視窗中定義的使用者工作日。

備註 - 依預設，如果從 [日]、[週]、[月]、[年]、[事件] 和 [作業] 頁面中按一下 [檢查可用性]，將顯示使用者預設行事曆的空閒/忙碌資訊。

檢查可用性

1. 從月、日以及年下拉式清單中選取起始日期。
2. 選取起始時間並指定事件的持續時間 (以小時和分鐘表示)。

   如果輸入的起始時間在使用者工作時間開始之前，則網格將延伸以顯示這些時間。如果輸入的起始時間在連絡人工作時間之後，則網格將延伸直到所選持續時間結束。

3. 透過以下方式邀請相關人員參與事件：

   • 從通訊錄選取個人。按一下 [從通訊錄增加] 以從通訊錄選取連絡人並邀請他們參與某個事件。

   • 使用連絡人的行事曆 ID 邀請他們參與該事件，並按一下 [增加] 以將他們增加至受邀參與該事件的連絡人清單。

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   備註 - 如果輸入的行事曆 ID 無效，則會將其視為郵件位址。顯示郵件位址時，其前面標記有「mailto:」。

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4. 按一下 [檢查可用性]，以檢查 [受邀人清單] 中所列的連絡人在指定的日期和時間段是否空閒。
5. 可用性網格會顯示受邀參與事件之個人的可用性詳細資訊。

   網格將顯示有關每個連絡人或群組的以下資訊：

   • 忙碌 - 若連絡人處於「忙碌」狀態，則可用性資訊會顯示為藍色。

   • 空閒 - 若連絡人處於「空閒」狀態，則可用性資訊會顯示為白色。

   • 無資訊 - 若個人的空閒/忙碌狀態為「無資訊」，則可用性資訊會顯示為黃色。

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   備註 - 將僅顯示在公司通訊錄中具有有效郵件 ID 之連絡人的空閒/忙碌資訊。

   如果輸入的郵件 ID 為有效的行事曆 ID，則會顯示該行事曆 ID 的空閒/忙碌資訊。另一方面，如果將行事曆 ID 視為郵件 ID，則計算空閒/忙碌資訊時，會使用已在 [新事件] 視窗中標記用來計算可用性的所有使用者行事曆。

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6. 如果受邀人當日忙碌，則可以查看其在接下來幾天內的可用性。您最多可以查看受邀人六天內的可用性。若要查看受邀人在接下來幾天內的可用性，請：
   1. 從下拉式清單中選取您要排定事件的時間段。
   2. 按一下圖示。如果所有受邀人在某段時間內均空閒，則使用粗的垂直線反白顯示他們的空閒時間。
   3. 按一下(如果您要查看下一個空閒時段)。
7. 按一下 [關閉] 以結束 [檢查可用性] 視窗。

匯入/匯出

按一下 [匯入] 或 [匯出] 以在不同的行事曆之間傳送行事曆詳細資訊。

匯入或匯出行事曆

1. 從 [日]、[週]、[月]、[年]、[事件]、[邀請] 或 [作業] 頁面，選取 [匯入/匯出] 連結。
2. 將顯示 [匯入/匯出] 頁面。

   您可以：

   • 匯入指定日期範圍內的檔案。

   • 匯出某個行事曆的事件與作業或所有發生在所選日期範圍之間的事件與作業。

匯入行事曆

匯入行事曆

1. 從 [匯入至行事曆] 下拉式清單中選取行事曆。您可以從下拉式清單中選取個人行事曆或已訂閱的行事曆，以將檔案匯入至該行事曆。
2. 按一下 [瀏覽] 以選取要匯入的檔案。
3. 從下拉式清單中選取檔案格式。可用格式為：iCal 與 XML。
4. 選取日期範圍為：

   • [所有日期] 以匯入所有事件與作業。

   • 從下拉式清單中選取事件和作業的起始日期和結束日期，或使用微型行事曆選取起始日期和結束日期。

5. 按一下 [匯入]。
6. 按一下 [關閉] 以結束 [匯入和匯出行事曆] 頁面。

匯出行事曆

匯出行事曆

1. 從 [要匯出的行事曆] 下拉式清單中選取要匯出的行事曆。您可以從下拉式清單中匯出個人行事曆或已訂閱的行事曆。
2. 從下拉式清單中選取檔案格式。可用格式為：iCal 與 XML。
3. 如果要將附件與事件和作業一起匯出，請選取 [匯出時帶附件] 核取方塊。如果已啟用，則將匯出與事件或作業關聯的所有附件。如果未啟用，則將僅匯出事件和作業。對於帶有附件的事件或作業，將會建立指向原始附件的參照。

   • 所有事件與作業。

     或者

   • 在某個日期範圍內的事件與作業。若要定義日期範圍，請從下拉式清單中選取起始日期和結束日期，或使用微型行事曆選取起始日期和結束日期。

4. 按一下 [匯出]。
5. 按一下 [關閉] 以結束 [匯入和匯出行事曆] 頁面。